Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định (Theo điều 3 – Luật đấu thầu ), hay nói cách khác dự án đầu tư là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thể thực mới.
Dự án đầu tư khi được triển khai sẽ đem lại những kết quả kinh tế và xã hội to lớn.
Dự án có sự tham gia của nhiều bên như: Chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan cung cấp dịch vụ trong đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng từ dự án, các nhà tư vấn. Nhà thầu, các cơ quan quản lý Nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau.
Quản lý dự án (Project Management – PM) là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tất cả những vấn đề của một dự án và điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách được được duyệt với các chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện chuyên biệt. Nói cách khác QLDA là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án hay nói cách khác QLDA là việc huy động các nguồn lực và tổ chức các công nghệ để thực hiện được mục tiêu đề ra.
QLDA là một yếu tố quan trọng quyết định tồn tại của dự án. QLDA là sự vận dụng lý luận, phương pháp quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc có liên quan tới dự án đầu tư dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn.
Theo Viện quản lý dự án (PMI): “Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án”.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
Giám sát: là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án
